Was ist Flottenmanagement?
Wer über einen großen Fuhrpark verfügt, kommt nicht drum herum sich Gedanken darüber zu machen, wie dieser organisiert werden kann. Als Oberbegriff für die Organisation ist "Flottenmanagement" als Begriff gängig. Vor allem im Bereich der Logistik ist das Fuhrparkmanagement enorm wichtig, um Abläufe zu kontrollieren, sich besser zu organisieren und ggf. Fehler zu erkennen, bevor diese negative Auswirkungen auf die Bilanz haben.
Besonders ein großer Fuhrpark macht ein Flottenmanagement notwendig
Im Zuge der Digitalisierung gibt es heutzutage zahlreiche technische Hilfsmittel. Im Mittelpunkt steht dabei die GPS Ortung, spricht die Standortermittlung des jeweiligen Fahrzeugs. Diese Daten werden dann über das Mobilfunknetz an einen Server übertragen. Die Auswertung ist am Computer im Browser möglich, aber häufig auch über eine App. Im professionellen Bereich beim Management von großen Fuhrparks wird das Thema "App" aber sicherlich eher in den Hintergrund treten, während die komfortable Ansicht am PC, Notebook oder MAC im Browser der zentrale Weg sein wird, die Fahrzeugflotte im Auge zu behalten.
Um die GPS Ortung der Fahrzeuge möglich zu machen, werden GPS Tracker bzw. GPS Sender installiert. Die Verbindung ist u.a. auch per OBD2-Schnittstelle möglich, um neben den Standortdaten auch eine Ferndiagnose der Fahrzeuge (Geschwindigkeit, Motordrehzahl, Kraftstoffverbrauch, Fehlerspeicher, etc.) zu ermöglichen. Weitere Eigenschaften können zudem ein Beschleunigungssensor sein, der Aufprälle schnell registriert und einen Unfall meldet. Damit die GPS Tracker nicht einfach entnommen werden, verfügen viele Modelle über Möglichkeit einen Alarm auszusenden, wenn sie entfernt werden.
GPS LKW Flottenmanagement für Logistikunternehmen
Damit der Transport unzähliger Waren per LKW funktioniert ist genaues Timing gefragt. Je exakter man die Routen nachvollziehen kann, desto besser ist die Übersicht, desto effektiver die Flottensteuerung. Statt nur bei Reklamationen die Abläufe zu verbessern, kann man aktiv seine Logistik verbessern. Auch kann der Kunde in Echtzeit informiert werden, wann seine Ware ankommt. So können Situationen vermieden werden, in denen ein LKW-Fahrer niemanden zum Ausladen antrifft.
Die Daten können eine große Hilfe im Konflikt mit Kunden sein, um falsche Behauptungen ("Ihr LKW war gar nicht hier!") zu entkräften. Langfristig können die Daten zu einer besseren Planung von Routen führen, z.B. durch das Vermeiden bestimmter Punkte, an denen es immer wieder zu Verzögerungen kommt. Ruhezeiten können sinnvoller organisiert werden, um möglichst effektiv zu sein. Regelmäßig wiederkehrende Staus können von vornherein umfahren werden.
Über die Jahre hinweg kann analyisiert werden, wann im Jahr auf den gefahrenen Routen die meisten Hindernisse auftreten (z.B. Ferienzeiten) und darauf kann reagiert werden. Sie können zudem generell sehen, in welchen Zeiten Sie z.B. mehr LKWs benötigen und wann weniger Fahrer gebraucht werden. Statt auf ein Bauchgefühl zu hören, erhalten Sie klare Fakten für die Planung der kommenden Jahre.
Welche Vorteile bietet Flottenmanagement außerhalb von Logistikunternehmen?
Nicht nur im LKW-Bereich, auch zur PKW-Überwachung ist ein Flottenmanagement sinnvoll. Das gilt z.B. für Taxiunternehmen, Autovermietungen, Car Sharing, Mietwagen-Anbieter und jede Firma mit einem großen Aufkommen an Dienstwagen.
Die Hauptargumente für GPS Flottenortung sind:
- Ortung von Fahrzeugen und Mitarbeiten: Effizientere Einsätze, Zeitoptimierung
- Laufende Kosten reduzieren: Weniger Unterhaltskosten, weniger Treibstoffverbrauch, geringe Abnutzung der Fahrzeugflotte
- Statistiken erhalten: Daten sammeln zur Auswertung und Verbesserung von täglichen Abläufen
- Papierkram vermeiden: Alle Informationen werden digital gesammelt und übersichtlich sortiert
Fallbeispiel Taxizentrale
Nehmen wir mal an, Sie haben ein Taxiunternehmen. Nun haben Sie 30 Taxen, die in der Stadt unterwegs sind. Bisher haben Sie alles im Funkverkehr geregelt. Unzählige Nachfragen wie "wann bist du in der Meierstr.?" über den Taxifunk sorgen für viel Arbeit und oft unklare Zustände, wenn der Fahrer z.B. grad nicht antworten kann. Haben Sie nun jedes Fahrzeug mit einem GPS Sender ausgestattet, kann in der Taxizentrale an einem Monitor im Browser gesehen werden, wo sich die Fahrzeuge grade befinden.
Für Taxiunternehmer gibt es zahlreiche Vorteile durch ein GPS-Ortungssystem
Ruft ein neuer Kunde an, sehen Sie sofort, welches Fahrzeug am nächsten dran ist und müssen nicht erst mühsam per Funkspruch oder Handy nachfragen. Auf einen Blick sehen Sie, ob der Fahrer schnell durchkommt zum Bahnhof oder doch im Berufsverkehr hängt. Fahrer die aufgrund der Distanz gar nicht erst in Frage kommen für eine Fahrt, müssen auch gar nicht erst kontaktiert werden. Fragen Kunden nach, wann denn das Taxi endlich am Flughafen ankommt, sehen Sie es sofort und in Echtzeit. Keine Schätzwerte, klare Fakten. Egal ob die Fahrer grade ans Handy gehen oder nicht. Das spart Zeit, das spart Kosten, das schafft Zufriedenheit beim Kunden, der gerne wieder bucht.
Eine Auswertung der Daten über mehrere Monate kann zudem aufzeigen, in welchen Bereichen der Stadt es grundsätzlich sinnvoller ist, Fahrzeuge vor Ort zu haben und wo nicht. Filtern Sie raus, wo vielleicht unnötige Leerfahrten erfolgt sind. Prüfen Sie, ob eigentlich wirklich jedes Fahrzeug notwendig ist oder es andersherum noch Bedarf für mehr Fahrzeuge gibt. Über die Jahre hinweg gesehen können Sie Tage und Zeiten feststellen, an denen besonders viel Bedarf besteht und sind davon nicht überrascht, sondern bestens vorbereitet. Erfahren Sie so auch, in welchen Zeiten ein Urlaub der Fahrer für das Unternehmen am ehesten zu verkraften ist.
Fallbeispiel Carsharing & Autovermietung
Die immer beliebter werdenden Carsharing-Unternehmen genauso wie Mietwagen-Anbieter haben gesteigertes Interesse daran, immer zu wissen, wo sich die Fahrzeuge befinden. Beim Carsharing kann ein GPS-Tracker nicht nur zur Fuhrparkverwaltung genutzt werden, er kann auch Informationen für einen besseren Kundenservice bereitstellen. Wenn das Carsharing-Unternehmen jederzeit weiß, wo ein Fahrzeug abgestellt wurde, kann es andere Carsharing-Nutzer per App oder Website direkt zu den Fahrzeugen führen. Damit sind weniger feste Parkplätze notwendig.
Wenn das Unternehmen jederzeit weiß, wo die Fahrzeuge sind, kann es diese bei längerer Nichtnutzung von einem Standort abziehen und zurück zum Ausgangspunkt bringen. Genauso wie eine Betankung einfach möglich ist. Auf lange Sicht kann die Statistik dazu genutzt werden, an bestimmten Punkten mehr Autos anzubieten und diese von anderen Punkten abzuziehen. Wenn im Westen der Stadt der Bedarf nicht so hoch ist, wie im belebteren Osten, lässt sich zügig und anhand von Fakten darauf reagieren. Nicht zu vernachlässigen ist zudem der Diebstahlschutz. Fahrzeuge auf die viele Menschen Zugriff haben sind natürlich ein leichtes Opfer für Diebe. Diese wieder aufzufinden ist ohne GPS Tracker fast unmöglich.
Das ist auch eines der Hauptargumente bei der Autovermietung. Werden Fahrzeuge gestohlen und diese sind mit einem GPS Sender ausgestattet, ist es wesentlich einfacher diese wiederzufinden. Vor allem bei der Vermietung von sehr hochwertigen Fahrzeugen ist das ein klarer Pluspunkt, damit die Rückführung gelingt. Nicht nur bei Dieben, auch bei Kunden die ihre Rechnungen nicht bezahlen und das Fahrzeug länger als vereinbart behalten.
Mit Mietwagen-Flottenmanagement lässt sich zudem bei verschiedenen Filialen in der Stadt schnell sehen, wo mehr Fahrzeuge benötigt werden und wo weniger. Die genaue Belastung einer Fahrzeugs durch den Mieter ist nachzuvollziehen, was sonst nur eher vage am Kilometerstand geschieht. Sollte ein Fahrzeug z.B. zweckentfremdet offroad eingesetzt werden, hat man klare Beweise anhand der virtuellen Landkarte. So können dem Mieter dementsprechend Rechnungen ausgestellt werden. Auch können Verstöße gegen Regeln, wie z.B. das Überschreiten mit einem Fahrzeug von Landesgrenzen, nachgewiesen werden. Da jederzeit die Geschwindigkeit zum Standort mitgesichert wird, können besonders schnell fahrende Kunden verwarnt oder langfristig gebannt werden, um die Fahrzeuge zu schonen und die Unfallwahrscheinlichkeit zu verringern.
Fallbeispiel Dienstwagen
Für alle Firmen und Unternehmen mit Dienstwagen oder Nutzfahrzeugen kann ein Flottenmanagement aus unterschiedlichen Gründen attraktiv sein. Ein Punkt ist natürlich immer der zusätzliche Diebstahlschutz für Fahrzeuge. Aber abgesehen davon kann z.B. bei übertriebener privater Nutzung von Dienstwagen die GPS Ortung den Missbrauch deutlich einschränken. Über das Flottenmanagementsystem ist klar ersichtlich, ob der Außendienstler sein Fahrzeug heimlich für private Fahrten in den Urlaub nutzt. Außerdem ersichtlich sind unangebrachte Pausen. Doch nicht nur aus eher argwöhnischen Gründen ist der Einsatz sinnvoll.
Sind über einen längeren Zeitraum Daten erfasst, kann man Termine sinnvoller koordinieren. So können Strecken auf denen zu bestimmten Zeiten immer Staus sind, anders terminiert werden. Die Routen beim Besuch mehrerer Kunden hintereinander können anhand verschiedener Faktoren verbessert werden (durchschnittlicher Aufenthalt beim jeweiligen Kunden, potentielle Staugefahren, notwendige Zwischenhalte in Filialen der Firma, etc.). Nicht immer ist die Reihenfolge einer Tour für den Außendienstmitarbeiter, die vom Bauchgefühl her die beste ist, auch anhand der Fakten die beste.
Bei Außendienstlern, die Service beim Kunden vor Ort durchführen, können die GPS Daten Diskussionen mit Kunden beenden, die z.B. behaupten, der Mitarbeiter sei gar nicht oder kürzer als berechnet vor Ort gewesen. Hat Ihr Mitarbeiter niemanden beim Kunden angetroffen und hinterher beschwert sich der Kunde, er wäre doch da gewesen, haben Sie klare Fakten, die für Ihren Mitarbeiter sprechen.
Bei der Überwachung von Mitarbeitern sind rechtliche Fragen vorher mit einem Anwalt zu klären
Flottenmanagement Anbieter
Flottenmanagement per OBD2-Tracker, einfach und schnell eingerichtet
Es gibt unzählige Flottenmanagementsysteme und Dienstleister am Markt. Die Kosten für das Fuhrparkmanagement variieren dabei stark. Eine gängige und skalierbare Methode ist es, OBD2-Tracker zu nutzen. Ob 10 Fahrzeuge oder 100 Fahrzeuge, jeder der Tracker verfügt über eine eigene SIM-Karte und alle übertragen die Daten auf den gleichen Server. Die Installation ist extrem einfach, der GPS Sender wird dabei einfach mit der OBD2-Schnittstelle verbunden. Das schafft jeder Laie, das geht sehr schnell. Kosten je Fahrzeug sind bei kleinen Mengen bei 100 bis 200 Euro, sinken bei größeren Menge noch weiter. Die Größe der übermittelten Daten ist so gering, dass auch SIM-Karten mit 100 MB-Flatrate in der Regel völlig ausreichend sind.
Das Herzstück bei einem guten Flottenmanagement Dienstleister ist das Onlineportal, wo die Daten gesammelt werden. Hier sollte man vor der Entscheidung für eine Lösung testen, ob alle gewünschten Funktionen vorhanden sind und ob man mit der Bedienung zurecht kommt. Wichtige Funktion kann je nach Bedarf z.B. der Export von Standorten in Tabellen sein. Grundlegend gleich ist, dass man sich einen oder mehrere Tracker auf einer virtuellen Landkarte anzeigen lassen kann. Aktuelle und vergangene Standorte können jeder Tracker abgerufen und als Routen dargestellt werden.
Das Fahrzeugmanagementsystem bietet zudem oft auch die Gelegenheit per App zu prüfen, wo sich die Fahrzeuge befinden.
Fuhrpark per Smartphone und Tablet (iOS / Android) überwachen
Mit Hilfe der App können Sie u.a. den Standort eines Fahrzeugs anzeigen lassen
Dienstleister mit Online-Flottenverwaltungssystemen stellen in der Regel auch eine App für ihre Lösung bereit. Als größte Betriebssysteme werden hier in der Regel das iPhone / iPad (iOS) und Android mit einer Anwendung versorgt. Diese App bietet meist den selben Komfort wie das Onlineportal, natürlich wird es auf dem kleinen Display aber schneller unübersichtlich. Geeignet ist das App-Flottenmanagement also eher für Unternehmen mit kleinerem Fuhrpark, also z.B. um 10 bis 20 Dienstwagen oder Nutzfahrzeuge zu sichern. Wenn die Person, die die Logistik in Echtzeit überwacht selbst viel unterwegs ist oder mobil sein muss, kann das iOS-/Android-Flottenmanagement ebenfalls die einfachere Methode sein, als immer ein Notebook mit sich zu tragen. Schnelle Ansicht und Änderungen sind bequem am mobilen Endgerät möglich.
Die Flottensteuerungs-Apps bieten in der Regel eine aufgeräumte Oberfläche, eine Livebildanzeige, die Möglichkeit GEO-Zäune festzulegen und je nach GPS Sender weitere Einstellungsmöglichkeiten. Zudem können Alarmierung auf das Smartphone/iPhone per Push-Nachricht erfolgen.
Die technische Seite der Flottenmanagement Fahrzeugortung
Sehen Sie Ihren Fuhrpark auf der Karte im Browser
Als Hardware für die GPS Fahrzeugortung wird in der Regel ein GPS Peilsender im Fahrzeug verwendet. Diese können per OBD2-Schnittstelle mit Strom versorgt werden, aber auch anderweitig per Bordnetz. Für eine Flottenmanagement-GPS-Überwachung ist der Einsatz von Trackern mit Batterie- oder Akkubetrieb eher nicht anzuraten. Diese Lösungen sind nicht für die ständige Übertragung von Daten ausgelegt, sondern nur für das gelegentliche Übertragen z.B. bei Diebstahl.
Eine Bordnetzversorgung der GPS-Hardware ist also Pflicht. Das Tracking bzw. das Sammeln der Daten kann im GPS-Tracker intern erfolgen, um die Daten dann später vom Gerät auszulesen. Diese umständliche Methode ist allerdings selten gefragt. Eine moderne Fuhrparkverwaltung mit Ortung setzt auf die Übertragung der Standorte per Handynetz an einen Server. Dafür wird eine SIM-Karte im GPS Sender benötigt, die über das mobile Internet (GPRS) Standort überträgt.
Auf dem Onlineserver loggt man sich mit seinen Account-Daten ein. Dann erhält man eine Übersicht über aktuelle und vergangene Standort und kann Routen nachvollziehen. Mehrere Tracker lassen sich gleichzeitig darstellen, um jederzeit zu sehen, wo sich ein Fuhrpark aus mehreren Fahrzeugen befindet.
Möglich ist Flottenüberwachung für KFZ, LKW, PKW, Transporter und mehr
Der Einsatz der GPS Tracker ist weder auf LKW noch PKW begrenzt. Im Grunde können Motorräder, Baumaschinen, Baufahrzeuge, Transporter und andere Fahrzeuge gesichert und überwacht werden. Diebstahlschutz steht bei Baumaschinen und Co. an erster Stelle, bei allem was mobiler eingesetzt wird, ist das Ziel in der Regel eine effektivere Nutzung und bessere Routen. Verfügt man als Unternehmen über eine große Anzahl aus Baumaschinen und Fahrzeugen und ist auf vielen Baustellen vertreten, kann ein Flottenmanagementsystem dabei helfen, die Übersicht darüber zu behalten, wo sich grade bestimmte Baumaschinen befinden. Fehlt dann irgendwo ein Bagger, kann man schnell die verschiedenen Baustellen kontaktieren, bei denen aktuell die Bagger stehen.
Bei der Installation des GPS Trackers muss beachtet werden, dass dieser zeitgleich eine Verbindung zum Bordnetz bekommt, aber dennoch auch eine Position im Fahrzeug einnimmt, in der ein guter GPS und GSM Empfang möglich ist. Die Antenne darf nicht durch Metall verdeckt werden. Es muss „freie Sicht zum Himmel“ möglich sein. Für PKWs gilt: Unterbringung im Fahrzeug ist oftmals möglich unter dem Armaturenbrett oder bei Fahrzeugen mit Fließheck im Kofferraum. In der Regel lässt sich aber mit wenigen Tests der optimale Ort zur Installation finden.
Flottenmanagement ist nicht kostspielig
Die Einrichtungskosten variieren von System zu System. Doch in fast jedem Unternehmen, das GPS Flottenmanagement nutzt, reduzieren sich laufende Kosten so weit, dass die Einrichtungskosten und ggf. laufende Kosten gar nicht mehr ins Gewicht fallen. Wird Bilanz gezogen, bringt das Flottenmanagement mehr Geld als es kostet. Sie erhalten eine enorme Menge an wichtigen Daten für Ihr Unternehmen und können ihre Flotte effizienter steuern. Die GPS Tracker liefern dabei nicht nur den aktuellen Standort, sondern je nach Modell auch Informationen über Geschwindigkeit, Pausen, Kraftstoffverbrauch und mehr. So lässt sich das Fahrverhalten verbessern, um die Fahrzeuge und den Verbrauch zu schonen. Sparen Sie bares Geld.
Es ist nicht weiter verwunderlich, dass mehr und mehr Unternehmen auf den Zug aufspringen. So wie Smartphones vor einigen Jahren in Mode gekommen sind, werden auch GPS Tracker bald nicht mehr aus Unternehmen mit Fuhrpark zum Standard gehören.
Bildquellen: https://pixabay.com
