All-in-One-CRM für kleine Teams
ClearCRM: fünf Tools durch eine Plattform ersetzen
ClearCRM bündelt CRM, Vertriebspipeline, E-Mail-Marketing, Projektabwicklung und Kundensupport in einer Oberfläche. Gedacht für kleine Dienstleister und Teams von 1 bis 20 Personen, die ihren ganzen Ablauf von der Anfrage bis zur Rechnung an einem Ort steuern wollen, statt mehrere Abos parallel zu bezahlen.
Kurz erklärt: ClearCRM ist eine US-Software für kleine, dienstleistungsorientierte Unternehmen. Sie deckt den kompletten Kundenweg ab – Leads erfassen, Angebote schreiben, Aufträge abwickeln und Kunden betreuen – und ersetzt damit typische Tool-Kombinationen wie Pipedrive, Mailchimp, Asana und Zendesk. Abgerechnet wird pro Nutzer und Monat in US-Dollar, es gibt eine kostenlose Einstiegsversion.
Was ist ClearCRM?
Die meisten CRM-Systeme konzentrieren sich auf einen Ausschnitt – entweder den Vertrieb oder das Marketing. ClearCRM verfolgt einen anderen Ansatz: Es will den gesamten Weg vom ersten Kontakt bis zum fertigen Auftrag in einem System abbilden. Lead-Erfassung über Formulare, eine visuelle Pipeline für Deals, E-Mail-Kampagnen, Projekt-Boards für die Abwicklung und ein Ticket-Postfach für den Support stecken in derselben Oberfläche.
Der Kerngedanke dahinter ist Übersichtlichkeit statt Funktionsfülle: nicht möglichst viele Module, sondern genau die, die ein kleines Dienstleistungsunternehmen für den Ablauf von der Anfrage bis zur Rechnung braucht. Statt zwischen mehreren Apps zu wechseln, arbeitet das Team mit einem Login und einer Datenbasis.
Die wichtigsten Funktionen
Kontakte & CRM
Zentrale Verwaltung aller Kontakte und Firmen, mit eigenen Feldern, Filtern und Tags.
Visuelle Pipeline
Deals per Drag-and-drop durch frei definierbare Phasen ziehen, inklusive Kanban-Ansicht.
E-Mail-Marketing
Kampagnen, Vorlagen und Sequenzen direkt im System – ohne separates Newsletter-Tool.
Lead-Formulare
Anfrageformulare zum Einbinden auf der Website, die neue Kontakte automatisch erfassen.
Projektabwicklung
Projekt-Boards, Aufgaben und Kundenfreigaben, um Aufträge nach dem Verkauf zu liefern.
Kundensupport
Geteiltes Support-Postfach mit Ticket-Workflow für Anfragen nach dem Kauf.
Angebote & Katalog
Angebote aus den Deal-Daten erzeugen, mit Produktkatalog und Preispositionen.
Pauschalpreis
Ein Preis pro Nutzer ohne kostenpflichtige Zusatzmodule oder Upsells.
Für wen sich ClearCRM eignet – und für wen nicht
Passt gut für
- Agenturen, Berater, Freelancer, Kreative und kleine Dienstleister
- Teams von 1 bis 20 Personen, die aktuell 2 bis 5 Tools jonglieren
- Wer Vertrieb, Marketing und Auftragsabwicklung an einem Ort will
- Englischsprachiges Arbeiten und Abrechnung in US-Dollar sind in Ordnung
Eher nicht geeignet für
- Wer deutschsprachigen Support und eine deutsche Oberfläche braucht
- Buchhaltung nach deutschen Vorgaben (GoBD, ZUGFeRD, USt-Logik)
- Strikte EU-Datenhaltung ohne Drittlandtransfer als Voraussetzung
- Reine Outbound-Telefonie-Teams (dafür sind Tools wie Close gemacht)
Ehrlich eingeordnet: US-Software auf dem deutschen Markt
ClearCRM ist auf den US-Markt ausgerichtet: Oberfläche und Support sind englischsprachig, abgerechnet wird in US-Dollar, und die Support-Zeiten orientieren sich an US-Zeitzonen. Für ein deutsches Unternehmen bedeutet das Reibung im Alltag.
Wichtiger noch der Datenschutz: Die Daten werden nach US-Standards gehostet. Wer ClearCRM mit personenbezogenen Kundendaten nutzt, sollte vorab den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und die Frage des Drittlandtransfers nach DSGVO klären. Das ist machbar, aber kein Selbstläufer – und ein Punkt, den deutsche Anbieter mit EU-Hosting nicht haben.
Außerdem fehlt eine an deutsche Vorgaben angepasste Rechnungs- und Buchhaltungslogik. Für die Buchhaltung bleibt in der Regel ein separates, deutsches Tool nötig.
ClearCRM im Vergleich zu bekannten Alternativen
ClearCRM positioniert sich zwischen sehr einfachen Tools und überfrachteten Komplettsuiten. Der naheliegendste Vergleich ist Pipedrive – ähnliche Zielgruppe, aber engerer Funktionsumfang. Die wichtigsten Gegenüberstellungen:
ClearCRM vs. Pipedrive
Pipedrive ist stark in der Vertriebspipeline, deckt aber Marketing, Projektabwicklung und Support nur über Zusatzmodule oder gar nicht ab. ClearCRM bringt diese Bereiche von Haus aus mit. Pipedrive hat keine kostenlose Version; ClearCRM schon.
ClearCRM vs. Bitrix24
Bitrix24 hat einen riesigen Funktionsumfang, überfordert kleine Teams damit aber oft und hat eine spürbare Lernkurve. ClearCRM setzt auf weniger, dafür aufgeräumtere Funktionen für den Kundenlebenszyklus.
ClearCRM vs. Freshworks (Freshsales)
Bei Freshworks sind Vertrieb, Marketing und Support getrennte Produkte mit eigenen Kosten. ClearCRM liefert diese Bausteine in einem Abo. Dafür hat Freshsales integrierte Telefonie und eine KI-Funktion, die ClearCRM nicht bietet.
ClearCRM vs. Close
Close ist auf telefonlastigen Outbound-Vertrieb spezialisiert (Power-Dialer, SMS). Wer das braucht, ist dort besser aufgehoben. Für Unternehmen, die nach dem Abschluss auch liefern und betreuen, deckt ClearCRM mehr ab.
ClearCRM vs. Insightly
Insightly verbindet CRM und Projektmanagement, verkauft Marketing und Service aber als separate Module. ClearCRM bündelt das in einem Paket und wirkt dabei moderner.
ClearCRM vs. Flowlu
Flowlu ist stark bei Projekten und integrierter Finanzverwaltung (inklusive Rechnungen). ClearCRM ist dafür beim Marketing – E-Mail-Kampagnen, Formulare, Landingpages – klarer aufgestellt.
Stärken und Schwächen auf einen Blick
Stärken
- Alles in einem: Vertrieb, Marketing, Projekte und Support
- Aufgeräumte Oberfläche mit kurzer Einarbeitung
- Ein Pauschalpreis ohne kostenpflichtige Add-ons
- Kostenlose Version zum Ausprobieren
- Deckt auch die Phase nach dem Verkauf ab (Lieferung, Betreuung)
Schwächen
- Englischsprachig, USD-Abrechnung, US-Support-Zeiten
- Daten-Hosting nach US-Standard – DSGVO/AVV vorab klären
- Keine deutsche Buchhaltungs-/Rechnungslogik (GoBD, ZUGFeRD)
- Keine integrierte Telefonie (anders als Close oder Freshsales)
- Marketing-Automation eher solide als tiefgehend; jüngerer, kleinerer Anbieter
Was kostet ClearCRM?
ClearCRM rechnet pro Nutzer und Monat in US-Dollar ab und bietet eine kostenlose Einstiegsversion. Laut Anbieter liegen die Tarife grob zwischen rund 9 und 35 US-Dollar pro Nutzer und Monat, mit steigendem Funktionsumfang (mehr Automatisierung, vollständige Projektabwicklung, erweiterte Auswertungen in den höheren Stufen). Die kostenlose Version umfasst die Kern-CRM-Funktionen, Lead-Formulare und eingeschränkte Marketing-Werkzeuge für bis zu zwei Nutzer.
Da es sich um US-Preise handelt, prüfe Aktualität, Umrechnung und Umsatzsteuer-Behandlung am besten direkt beim Anbieter *, bevor du buchst.
In vier Schritten starten
- Kostenlos anlegen. Mit der Gratisversion * starten und die Oberfläche an den eigenen Daten ausprobieren, bevor Geld fließt.
- Daten importieren. Kontakte und laufende Deals aus dem bisherigen Tool oder einer Tabelle übernehmen.
- Pipeline und Formulare einrichten. Vertriebsphasen festlegen und ein Lead-Formular auf der Website einbinden.
- Team einladen. Kolleginnen und Kollegen hinzunehmen und nach und nach Marketing, Projekte und Support dazuschalten.
Kleines Glossar
- Lead-to-Cash
- Der gesamte Weg vom ersten Interessenten (Lead) bis zur bezahlten Leistung (Cash). ClearCRM will diesen Weg in einem System abbilden.
- Pipeline
- Die visuelle Darstellung des Vertriebsprozesses, in der Deals durch festgelegte Phasen wandern.
- Marketing-Automation
- Automatisch ausgelöste E-Mails und Abläufe, etwa eine Begrüßungsserie für neue Kontakte.
- All-in-One
- Ein System, das mehrere Aufgaben (CRM, Marketing, Projekte, Support) bündelt, statt sie auf einzelne Tools zu verteilen.
Häufige Fragen
Was genau ist ClearCRM?
ClearCRM ist ein All-in-One-CRM für kleine, dienstleistungsorientierte Unternehmen. Es verbindet Kontaktverwaltung, Vertriebspipeline, E-Mail-Marketing, Projektabwicklung und Kundensupport in einer Oberfläche.
Für wen eignet sich ClearCRM?
Für Agenturen, Berater, Freelancer und kleine Dienstleister mit 1 bis 20 Personen, die ihren Ablauf von der Anfrage bis zur Auftragsabwicklung an einem Ort steuern wollen. Englischsprachiges Arbeiten und USD-Abrechnung sollten passen.
Welche Tools ersetzt ClearCRM?
Je nach Einsatz typischerweise eine Kombination aus Vertriebs-CRM (z. B. Pipedrive), Newsletter-Tool (z. B. Mailchimp), Projektmanagement (z. B. Asana) und Helpdesk (z. B. Zendesk).
Gibt es eine kostenlose Version?
Ja. Die Gratisversion enthält die Kern-CRM-Funktionen, Lead-Formulare und eingeschränkte Marketing-Werkzeuge für bis zu zwei Nutzer. Erweiterte Funktionen stecken in den kostenpflichtigen Tarifen.
Was kostet ClearCRM?
Abgerechnet wird pro Nutzer und Monat in US-Dollar, laut Anbieter grob zwischen rund 9 und 35 US-Dollar je nach Funktionsumfang. Da es US-Preise sind, prüfe Aktualität, Umrechnung und Umsatzsteuer direkt beim Anbieter.
Ist ClearCRM DSGVO-konform, und wo liegen die Daten?
ClearCRM hostet die Daten nach US-Standards. Für den DSGVO-konformen Einsatz mit personenbezogenen Daten solltest du vorab den Auftragsverarbeitungsvertrag und die Frage des Drittlandtransfers klären. Das ist möglich, aber kein automatischer Zustand – im Zweifel mit dem Anbieter und der eigenen Datenschutzberatung abstimmen.
Gibt es deutschsprachigen Support?
ClearCRM ist auf den US-Markt ausgerichtet; Oberfläche und Support sind englischsprachig und an US-Zeitzonen orientiert. Eine deutschsprachige Betreuung ist nicht der Standard.
Wie unterscheidet sich ClearCRM von Pipedrive?
Pipedrive ist auf die Vertriebspipeline fokussiert. Marketing, Projektabwicklung und Support gibt es dort nur über Zusatzmodule oder gar nicht. ClearCRM bringt diese Bereiche von Haus aus mit und hat zusätzlich eine kostenlose Version.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Laut Anbieter sind die meisten Teams innerhalb von 30 bis 60 Minuten startklar. Spezielles technisches Wissen ist für den Einstieg nicht nötig.
Kann ich Daten aus einem anderen CRM übernehmen?
Ja, Kontakte und Deals lassen sich aus bestehenden Tools oder Tabellen importieren. Sinnvoll ist, das zuerst in der kostenlosen Version zu testen.
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