Lexware Office (ehemals lexoffice): Buchhaltungssoftware für Selbstständige im ausführlichen Überblick
Bild: KI-generiert
Geschrieben von Michael Radtke · Zuletzt aktualisiert: 27. Juli 2026

Lexware Office (ehemals lexoffice): Buchhaltungssoftware für Selbstständige im ausführlichen Überblick

Buchhaltung ist für die meisten Selbstständigen kein Lieblingsthema, sondern eine Pflicht, die jeden Monat Zeit frisst. Rechnungen schreiben, Belege sortieren, Zahlungen zuordnen, Umsatzsteuervoranmeldung abgeben, am Jahresende die Einnahmen-Überschuss-Rechnung zusammenbauen – und seit der E-Rechnungspflicht kommt eine gesetzliche Anforderung obendrauf, die sich nicht aussitzen lässt. Lexware Office ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware, die genau diese Kette abbilden will: von der Rechnung über den Beleg bis zur Übergabe an den Steuerberater. Dieser Beitrag geht die Software ausführlich durch – Funktionen, Zielgruppen, E-Rechnung, Umsatzsteuer, Zusammenarbeit mit dem Steuerberater, Einrichtung, Grenzen und die Fragen, die du vor dem Umstieg klären solltest.

Kurz beantwortet: Lexware Office ist die Online-Buchhaltung der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG aus Freiburg und hieß bis zur Umbenennung lexoffice. Die Buchhaltungssoftware läuft vollständig im Browser, verbindet Angebote und Rechnungen, digitale Belegerfassung, Bankabgleich, Umsatzsteuervoranmeldung und Einnahmen-Überschuss-Rechnung in einem System und stellt E-Rechnungen im strukturierten Format aus. Zielgruppe sind Freiberufler, Kleinunternehmer, Einzelunternehmer und kleine Betriebe, die ihre Buchhaltung digitalisieren wollen, ohne ein umfangreiches Desktop-Programm einzurichten.

Was Lexware Office ist – und warum es früher lexoffice hieß

Wer nach einer Buchhaltungssoftware für Selbstständige sucht, stößt zwangsläufig auf zwei Namen für dasselbe Produkt. Die Cloud-Lösung startete unter der Bezeichnung lexoffice und wurde später in Lexware Office umbenannt. Inhaltlich ist das dieselbe Software: gleiche Oberfläche, gleiche Funktionen, gleicher Anbieter. Die Umbenennung war eine Markenentscheidung des Hauses, das seine kaufmännischen Programme unter der seit den neunziger Jahren eingeführten Marke Lexware bündelt.

Hinter dem Produkt steht die Haufe-Lexware GmbH & Co. KG mit Sitz in Freiburg im Breisgau, ein Anbieter, der im deutschen Markt für Buchhaltungsprogramme, Lohnsoftware und Warenwirtschaft seit Jahrzehnten präsent ist. Für dich als Nutzer ist dieser Punkt nicht nur Firmenhistorie: Eine Buchhaltungssoftware verwaltet steuerlich relevante Daten über Jahre hinweg. Ein Anbieter mit langer Marktpräsenz und deutschem Sitz senkt das Risiko, dass die Lösung mitten im Geschäftsjahr eingestellt wird oder steuerliche Anforderungen erst mit Verzögerung umgesetzt werden.

Der zweite Unterschied, der immer wieder für Verwirrung sorgt, betrifft die Produktfamilie. Lexware Office ist die Online-Buchhaltung im Browser. Daneben gibt es klassische Desktop-Programme desselben Hauses für Buchhaltung, Lohnabrechnung und Warenwirtschaft, die lokal installiert werden. Beides sind unterschiedliche Produktwelten mit unterschiedlichem Funktionsumfang. Wer eine Cloud-Buchhaltung sucht, landet bei Lexware Office; wer ein installiertes Programm mit tieferem kaufmännischem Funktionsumfang braucht, schaut sich die Desktop-Linie an.

Wichtig für die Suche: Wenn du im Netz auf ältere Testberichte, Anleitungen oder Foreneinträge zu lexoffice stößt, sind die inhaltlich meist weiterhin brauchbar – sie beschreiben dasselbe Programm unter dem alten Namen. Achte trotzdem auf das Datum, weil sich Funktionsumfang und gesetzliche Anforderungen gerade beim Thema E-Rechnung schnell verändert haben.

Für wen sich die Buchhaltungssoftware eignet

Eine Buchhaltungssoftware ist kein Selbstzweck. Ob sich der Umstieg lohnt, hängt weniger vom Funktionsumfang ab als davon, wie deine Buchhaltung heute aussieht. Wer im Monat eine Handvoll Rechnungen schreibt und alles beim Steuerberater abgibt, hat einen anderen Bedarf als jemand mit laufendem Zahlungsverkehr, mehreren Konten und wiederkehrenden Abrechnungen.

ZielgruppeTypischer BedarfPasst Lexware Office?
FreiberuflerRechnungen schreiben, Belege sammeln, EÜR erstellengut – die Kernfunktionen decken genau diesen Ablauf ab
Kleinunternehmer nach § 19 UStGRechnungen ohne Umsatzsteuerausweis, einfache Belegablagegut – die Kleinunternehmerregelung wird unterstützt
Einzelunternehmer mit ZahlungsverkehrBankabgleich, offene Posten, Mahnwesengut – der Abgleich von Zahlungen ist eine der Hauptstärken
Gründer im ersten JahrStruktur von Anfang an, wenig Vorwissengut – die Bedienung ist auf Nutzer ohne Buchhaltungsausbildung ausgelegt
Kleine Betriebe mit Mitarbeitendenzusätzlich Lohnabrechnungje nach Paket möglich, Funktionsumfang vorher prüfen
Größere Unternehmen mit Bilanzpflichtdoppelte Buchführung, komplexe Warenwirtschafteher nicht – hier ist die Desktop-Linie oder eine größere Lösung passender

Die ehrliche Einordnung lautet also: Lexware Office ist eine Buchhaltungssoftware für Selbstständige und kleine Unternehmen, nicht für den Mittelstand mit komplexer Konzernstruktur. Genau dort liegt aber auch der größte Nutzen, denn diese Gruppe erledigt ihre Buchhaltung meist selbst und neben dem eigentlichen Geschäft.

Die Funktionen von Lexware Office im Überblick

Die Stärke einer Online-Buchhaltung liegt selten in einer einzelnen Funktion, sondern darin, dass die Schritte ineinandergreifen. Rechnung schreiben, Zahlung erhalten, Zahlung zuordnen, Beleg ablegen, Umsatzsteuer melden – wenn diese Kette in einem System läuft, entfallen die Medienbrüche, an denen in der Praxis die meisten Fehler entstehen.

BereichWas die Software abdecktWarum es im Alltag zählt
Angebote und RechnungenAngebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Gutschriften, wiederkehrende Rechnungeneinheitliche Vorlagen, korrekte Pflichtangaben, weniger Nacharbeit
E-RechnungAusstellen und Empfangen strukturierter Rechnungsformategesetzliche Anforderung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen
BelegerfassungBelege fotografieren, hochladen, automatisch auslesen und zuordnender Schuhkarton entfällt, Belege sind sofort auffindbar
BankingBankkonten anbinden, Zahlungen abgleichen, offene Posten sehendu siehst jederzeit, wer bezahlt hat und wer nicht
UmsatzsteuerUmsatzsteuervoranmeldung vorbereiten und elektronisch übermittelnFristen einhalten, ohne Zahlen von Hand zusammenzusuchen
Einnahmen-Überschuss-RechnungEÜR aus den laufenden Buchungen erzeugender Jahresabschluss wird zur Auswertung statt zur Nachtschicht
Steuerberater-Zugangeigener Zugang für die Kanzlei, Export über die DATEV-Schnittstellekein Hin und Her per E-Mail mehr
Mobile AppBelege unterwegs erfassen, Rechnungen ansehender Tankbeleg wird direkt auf dem Hof erfasst, nicht im Januar
Lohnabrechnungje nach Paket Abrechnung für Mitarbeitenderelevant, sobald der erste Angestellte dazukommt

Rechnungen und Angebote schreiben

Für viele Selbstständige ist das Rechnungsprogramm der eigentliche Einstieg in die Software. Eine Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten – vollständige Anschriften, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Entgelt und Steuersatz. Fehlt eine dieser Angaben, kann der Empfänger im Zweifel den Vorsteuerabzug verlieren, und du bekommst die Rechnung zurück.

Genau diese Fehlerquelle nimmt eine Rechnungssoftware weitgehend heraus, weil die Pflichtfelder vorgegeben sind und die Nummernkreise automatisch fortlaufen. Praktisch im Alltag sind außerdem drei Dinge: wiederkehrende Rechnungen für Kunden mit festen Monatsbeträgen, die Umwandlung eines Angebots in eine Rechnung ohne erneute Eingabe, und die Möglichkeit, Rechnungen ohne Umsatzsteuerausweis auszustellen, wenn du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt.

Ein Punkt, der oft unterschätzt wird: das Mahnwesen. Offene Posten sind bei Selbstständigen der häufigste Grund für Liquiditätsprobleme, und zwar nicht, weil Kunden nicht zahlen wollen, sondern weil niemand systematisch nachhält, wer noch offen ist. Wenn Rechnungsstellung und Bankabgleich im selben System liegen, siehst du das ohne Zusatzaufwand.

Belege erfassen und GoBD-konform aufbewahren

Die digitale Belegerfassung ist der zweite große Zeitfresser, den eine Buchhaltungssoftware entschärft. Belege werden fotografiert oder hochgeladen, die Software liest die relevanten Daten aus und schlägt eine Zuordnung vor. Du prüfst und bestätigst, statt abzutippen.

Dahinter steht eine gesetzliche Anforderung, die viele Selbstständige unterschätzen: die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, kurz GoBD. Sie verlangen unter anderem, dass Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfolgen und dass nachträgliche Änderungen nachvollziehbar bleiben. Eine Excel-Tabelle, die sich jederzeit spurlos überschreiben lässt, erfüllt das nicht. Eine Buchhaltungssoftware protokolliert Änderungen und hält Belege unveränderbar vor.

Praktisch heißt das für dich: Der digitale Beleg ersetzt das Papier, wenn die Erfassung den Anforderungen entspricht. Das spart nicht nur den Aktenordner, sondern vor allem die Suche, wenn das Finanzamt zwei Jahre später eine einzelne Position sehen will. Achte darauf, dass du auch einen Datenexport bekommst, den du außerhalb der Software archivieren kannst – dazu unten mehr im Abschnitt über die Grenzen.

E-Rechnung: der Grund, warum das Thema jetzt drängt

Wenn es einen Anlass gibt, die eigene Buchhaltung nicht weiter aufzuschieben, dann ist es die E-Rechnungspflicht im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen. Sie wurde mit dem Wachstumschancengesetz eingeführt und kommt gestaffelt. Wichtig ist zuerst eine Abgrenzung, die in der Praxis ständig durcheinandergeht: Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 – in Deutschland üblicherweise als XRechnung oder ZUGFeRD. Ein einfaches PDF per E-Mail ist rechtlich keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung.

ZeitpunktWas giltWen es betrifft
seit 1.1.2025Empfang von E-Rechnungen muss möglich seinalle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich, ohne Ausnahme
bis 31.12.2026Papier weiter erlaubt, PDF mit Zustimmung des EmpfängersÜbergangsfrist für das Ausstellen
ab 1.1.2027Pflicht zum Ausstellen von E-RechnungenUnternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz
ab 1.1.2028Pflicht zum Ausstellen für allealle übrigen inländischen B2B-Umsätze

Für die meisten Selbstständigen ist der Empfang der eigentliche Knackpunkt, denn diese Pflicht gilt bereits ohne Übergangsfrist. Du musst strukturierte Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können, auch wenn du selbst noch auf Papier oder PDF ausstellen darfst. Eine Buchhaltungssoftware, die XRechnung und ZUGFeRD sowohl empfangen als auch ausstellen kann, löst beide Seiten in einem Schritt – und genau das ist derzeit das stärkste Argument für den Umstieg.

Ausnahmen, die du kennen solltest: Rechnungen an Privatpersonen fallen nicht unter die Pflicht. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise dürfen weiterhin in anderer Form ausgestellt werden. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zum Ausstellen ausgenommen – empfangen können müssen sie E-Rechnungen trotzdem. Bestimmte steuerfreie Leistungen sind ebenfalls ausgenommen.

Und ein Punkt, der über die reine Formalie hinausgeht: Wenn dein Lieferant dir nach Ablauf seiner Übergangsfrist keine ordnungsgemäße E-Rechnung ausstellt, kann dein Vorsteuerabzug wackeln. Umgekehrt bringst du deine Geschäftskunden in dieselbe Lage, wenn du falsch fakturierst. Rechnungsformate sind damit kein reines Buchhaltungsthema mehr, sondern wirken direkt auf die Liquidität.

Umsatzsteuervoranmeldung und Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Die Umsatzsteuervoranmeldung ist die regelmäßig wiederkehrende Pflicht, an der sich zeigt, ob eine Buchhaltung sauber läuft. Sie muss elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden, in der Regel monatlich oder vierteljährlich, abhängig von der Steuerlast des Vorjahres. Wer seine Belege laufend erfasst, muss dafür nur prüfen und freigeben. Wer sie sammelt, verbringt den Abend vor der Frist mit Sortieren.

Am Jahresende folgt für die meisten Selbstständigen die Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Sie ist die vereinfachte Gewinnermittlung für alle, die nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, und wird als Anlage EÜR mit der Steuererklärung übermittelt. Eine Buchhaltungssoftware erzeugt sie aus den laufenden Buchungen, statt dass du Summen aus Kontoauszügen zusammenrechnest.

Der eigentliche Gewinn liegt aber woanders: in der Zwischenauswertung. Wenn Einnahmen und Ausgaben laufend erfasst sind, kannst du jederzeit sehen, wo du stehst – und im Herbst noch reagieren, statt im Folgejahr eine Nachzahlung zu erfahren, mit der niemand gerechnet hat. Für Selbstständige mit schwankenden Einnahmen ist das der praktisch wertvollste Nebeneffekt einer digitalen Buchhaltung.

Banking, Zahlungsabgleich und offene Posten

Die Bankanbindung verknüpft Kontoumsätze mit deinen Rechnungen und Belegen. Eingehende Zahlungen werden den offenen Rechnungen zugeordnet, Ausgaben den erfassten Belegen. Was übrig bleibt, siehst du sofort – und das ist meist die interessanteste Liste im ganzen System.

Für Selbstständige mit mehreren Konten ist das der Punkt, an dem sich der Umstieg am schnellsten bezahlt macht. Getrennte Geschäfts- und Privatkonten, ein Kreditkartenkonto, vielleicht noch ein Zahlungsdienstleister aus dem Onlinegeschäft: In der Summe entstehen Buchungen, die sich von Hand kaum sauber zuordnen lassen. Ein Zahlungsabgleich im System reduziert das auf eine Bestätigung pro Buchung.

Ein organisatorischer Hinweis dazu, der unabhängig von der Software gilt: Trenne geschäftliche und private Zahlungen konsequent. Ein eigenes Geschäftskonto ist zwar für Einzelunternehmer nicht in jedem Fall vorgeschrieben, erspart dir aber genau die Diskussionen mit dem Finanzamt, die am meisten Zeit kosten. Und jede Buchhaltungssoftware arbeitet sauberer, wenn die Datenquelle sauber ist.

Zusammenarbeit mit dem Steuerberater und die DATEV-Schnittstelle

Ein eigener Zugang für die Kanzlei ist einer der unterschätzten Vorteile einer Cloud-Buchhaltung. Der Steuerberater sieht dieselben Daten wie du, ohne dass jemand Ordner schleppt oder Dateien per E-Mail hin- und herschickt. Rückfragen lassen sich am konkreten Beleg klären statt am Telefon.

Für den Datenaustausch existiert eine DATEV-Schnittstelle, über die Buchungs- und Belegdaten an die Kanzlei übergeben werden. Wichtig ist die realistische Erwartung: Der Weg aus der Software heraus zur Kanzlei ist der übliche Anwendungsfall. Wenn deine Kanzlei einen bestimmten Ablauf gewohnt ist oder Daten in beide Richtungen erwartet, kläre das vor dem Umstieg – nicht danach.

Das ist ohnehin die wichtigste Regel bei jedem Wechsel der Buchhaltungssoftware: Frag deinen Steuerberater vorher. Kanzleien arbeiten mit eingespielten Prozessen, und eine Software, die dir das Leben leichter macht, kann der Kanzlei zusätzliche Arbeit verursachen, die sie dir in Rechnung stellt. Wenn beide Seiten dieselbe Lösung sinnvoll finden, ist der Effekt dagegen doppelt.

Was Lexware Office kostet – und welche Kostenarten du wirklich vergleichen solltest

Konkrete Beträge nennen wir hier bewusst nicht, weil Preise, Pakete und Aktionen sich ändern und nur beim Anbieter verbindlich sind. Wichtiger ist ohnehin, dass du die richtigen Fragen stellst. Wer Buchhaltungssoftware nur über den Monatspreis des Einstiegspakets vergleicht, vergleicht in aller Regel das Falsche.

FrageWarum sie über die tatsächlichen Kosten entscheidet
Welches Paket brauche ich wirklich?die Pakete unterscheiden sich im Funktionsumfang; Funktionen wie EÜR oder Lohnabrechnung stecken erst in höheren Stufen
Wie viele Nutzer greifen zu?Steuerberaterzugang, Mitarbeitende und Vertretung können den Bedarf verändern
Brauche ich Lohnabrechnung?sobald der erste Angestellte dazukommt, ändert sich die Anforderung grundlegend
Wie lange binde ich mich?Laufzeit und Abrechnungszeitraum wirken stärker auf die Jahressumme als der Listenpreis
Was kostet mich der Umstieg an Zeit?Einrichtung, Stammdaten und die erste saubere Abstimmung sind der eigentliche Aufwand
Was passiert bei Kündigung?prüfe vorher, in welcher Form du deine Daten exportieren kannst

Die meisten Anbieter in diesem Markt stellen einen kostenlosen Testzugang bereit. Nutze ihn nicht, um die Oberfläche anzuschauen, sondern um einen echten Monat nachzubauen: drei typische Rechnungen, zehn typische Belege, ein Bankabgleich. Danach weißt du mehr als aus jedem Vergleichstest – und zwar über deinen eigenen Ablauf, nicht über den eines fremden Testers.

Grenzen und Nachteile – ehrlich benannt

Kein Werkzeug passt für alles, und eine Kaufberatung, die nur Vorteile aufzählt, ist keine. Diese Punkte solltest du vor dem Umstieg auf eine Cloud-Buchhaltung kennen.

  • Abo statt Einmalkauf. Cloud-Software wird laufend bezahlt. Wer ein installiertes Programm ohne dauerhafte Kosten sucht, ist in der Desktop-Welt richtiger.
  • Abhängigkeit vom Anbieter. Deine Daten liegen beim Dienstleister. Kläre vor dem Start, welche Exportformate du bekommst und ob du sie auch nach einer Kündigung noch abrufen kannst.
  • Funktionsgrenzen nach oben. Doppelte Buchführung mit Bilanz, komplexe Warenwirtschaft oder branchenspezifische Anforderungen sprengen den Rahmen einer Lösung für Selbstständige.
  • Automatik ersetzt kein Verständnis. Eine falsch zugeordnete Buchung bleibt falsch, auch wenn die Software sie vorgeschlagen hat. Die Verantwortung für die Richtigkeit bleibt bei dir.
  • Internet nötig. Ohne Verbindung kein Zugriff. Für die meisten kein Problem, für einzelne Arbeitssituationen schon.
  • Datenschutz will geregelt sein. Wer personenbezogene Daten in einer Cloud verarbeitet, braucht einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO. Prüfe, dass der Anbieter ihn bereitstellt, und aktiviere die Zwei-Faktor-Anmeldung für deinen Zugang.

Der Punkt, der am teuersten wird: Buchhaltungssoftware nimmt dir Arbeit ab, aber nicht die Verantwortung. Steuerliche Fristen, richtige Zuordnung von Betriebsausgaben, Umsatzsteuerpflicht bei Auslandsgeschäften und die Abgrenzung von privat und geschäftlich bleiben deine Aufgabe. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung – bei Zweifeln fragst du besser einmal zu viel als einmal zu wenig.

Cloud-Buchhaltung oder Desktop-Programm?

Die Entscheidung zwischen Online-Buchhaltung und installiertem Programm fällt in der Praxis fast immer entlang von drei Fragen: Arbeitest du an mehreren Orten? Willst du deinen Steuerberater direkt einbinden? Und wie viel kaufmännischen Funktionsumfang brauchst du jenseits der reinen Buchhaltung?

MerkmalCloud-BuchhaltungDesktop-Programm
ZugriffBrowser, überall, auch mobilam installierten Rechner
Updateslaufend durch den Anbieterüber Programmversionen
Steuerberatereigener Zugang auf dieselben DatenDatenweitergabe über Export
Kostenmodelllaufendes AbonnementKauf oder Jahresversion
Funktionstiefeauf Selbstständige und kleine Betriebe zugeschnittenmehr kaufmännische Tiefe möglich
Datenbeim Anbieter, Export nötiglokal, Sicherung ist deine Aufgabe

Für Selbstständige, die ihre Buchhaltung selbst führen und mit einer Kanzlei zusammenarbeiten, spricht in der Regel mehr für die Cloud. Für Betriebe mit gewachsener Warenwirtschaft und spezialisierten Abläufen kann das Desktop-Programm die passendere Wahl bleiben.

Einrichtung in sieben Schritten

Der häufigste Fehler beim Umstieg ist der Start mitten im Jahr ohne Plan. Wer die Reihenfolge einhält, hat die Buchhaltung an einem ruhigen Nachmittag stehen.

  1. Testzugang anlegen. Zuerst unverbindlich testen, bevor du dich für ein Paket entscheidest.
  2. Stammdaten eintragen. Firmierung, Anschrift, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Bankverbindung, Logo. Diese Angaben landen auf jeder Rechnung – hier lohnt Sorgfalt.
  3. Steuerliche Einstellungen prüfen. Kleinunternehmerregelung ja oder nein, Ist- oder Soll-Versteuerung, Voranmeldungszeitraum. Falsch gesetzt, zieht sich der Fehler durch alle Auswertungen.
  4. Rechnungsvorlage einrichten. Pflichtangaben kontrollieren, Nummernkreis festlegen, Zahlungsbedingungen und Zahlungsziel hinterlegen.
  5. Bankkonten verbinden. Geschäftskonto anbinden und den ersten Abgleich durchführen, damit du die Logik der Zuordnung verstehst.
  6. Belege der letzten Wochen nacherfassen. Ein überschaubarer Zeitraum reicht, um zu sehen, ob der Ablauf zu dir passt.
  7. Steuerberater einladen. Zugang einrichten und einmal gemeinsam durchgehen, bevor die erste Voranmeldung ansteht.

Typische Fehler in der Selbstständigen-Buchhaltung

  • Belege sammeln statt erfassen. Der Aufwand verschwindet nicht, er verschiebt sich nur – und wächst dabei.
  • Privat und geschäftlich vermischen. Jede vermischte Buchung kostet später Zeit oder Erklärung.
  • Umsatzsteuer als Einnahme sehen. Die vereinnahmte Umsatzsteuer gehört dem Finanzamt, nicht dir. Wer sie ausgibt, hat ein Liquiditätsproblem mit Ansage.
  • Offene Rechnungen nicht nachhalten. Der häufigste Grund für Engpässe ist nicht zu wenig Umsatz, sondern zu spät bezahlter Umsatz.
  • Rückstellung für Steuern vergessen. Einkommensteuer-Nachzahlungen kommen zeitversetzt und treffen genau die, die nichts zurückgelegt haben.
  • E-Rechnung aufschieben. Die Empfangspflicht gilt bereits, und die Ausstellungspflicht kommt mit festem Datum.

Häufige Fragen zu Lexware Office

Ist Lexware Office dasselbe wie lexoffice?

Ja. lexoffice war der frühere Produktname derselben Cloud-Buchhaltung; nach der Umbenennung heißt sie Lexware Office. Funktionen, Anbieter und Ausrichtung sind unverändert geblieben, weshalb ältere Anleitungen zu lexoffice inhaltlich weiterhin brauchbar sind.

Wer steckt hinter der Software?

Anbieter ist die Haufe-Lexware GmbH & Co. KG mit Sitz in Freiburg im Breisgau. Das Unternehmen ist im deutschen Markt für Buchhaltungs-, Lohn- und Warenwirtschaftssoftware seit Jahrzehnten aktiv.

Eignet sich Lexware Office für Kleinunternehmer?

Ja. Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG wird unterstützt, Rechnungen lassen sich also ohne Umsatzsteuerausweis korrekt erstellen. Auch Belegerfassung und Steuerberater-Zugang stehen zur Verfügung.

Kann ich damit E-Rechnungen ausstellen und empfangen?

Die Software ist auf strukturierte Rechnungsformate nach der Norm EN 16931 ausgelegt, in Deutschland üblicherweise XRechnung und ZUGFeRD. Den genauen Funktionsumfang je Paket prüfst du vor dem Abschluss beim Anbieter.

Muss ich als Selbstständiger überhaupt E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen E-Rechnungen entgegennehmen können. Für das Ausstellen gelten dagegen Übergangsfristen bis 2027 beziehungsweise 2028.

Erstellt die Software meine Einnahmen-Überschuss-Rechnung?

Aus den laufend erfassten Einnahmen und Ausgaben lässt sich die EÜR erzeugen. Ob die Funktion in deinem Paket enthalten ist, hängt vom gewählten Umfang ab – das prüfst du vor dem Abschluss.

Gibt es eine DATEV-Schnittstelle für meinen Steuerberater?

Ja, Buchungs- und Belegdaten lassen sich über eine DATEV-Schnittstelle an die Kanzlei übergeben. Zusätzlich kann der Steuerberater einen eigenen Zugang zur Software erhalten.

Kann ich die Buchhaltungssoftware kostenlos testen?

Anbieter in diesem Markt stellen üblicherweise einen kostenlosen Testzugang bereit. Nutze ihn, um einen realistischen Monat nachzubauen, statt nur die Oberfläche anzusehen.

Brauche ich Buchhaltungskenntnisse?

Die Software ist für Nutzer ohne Buchhaltungsausbildung ausgelegt und schlägt Zuordnungen vor. Die Verantwortung für die inhaltliche Richtigkeit bleibt aber bei dir – bei steuerlichen Zweifeln führt kein Weg an einer Beratung vorbei.

Was ist der Unterschied zu den Desktop-Programmen von Lexware?

Lexware Office ist die Online-Buchhaltung im Browser für Selbstständige und kleine Betriebe. Die Desktop-Linie umfasst installierte Programme mit teils größerem kaufmännischem Funktionsumfang, etwa für Buchhaltung, Lohn und Warenwirtschaft.

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Eine Buchhaltungssoftware ist nur so sauber wie die Konten, aus denen sie ihre Daten zieht. Wer geschäftliche und private Zahlungen über dasselbe Konto laufen lässt, produziert Arbeit, die keine Automatik wegnimmt. Unsere Übersicht zum Geschäftskonto-Vergleich für Selbstständige, Freelancer und Firmen zeigt, welches Konto zu welcher Arbeitsweise passt und worauf du bei Bankanbindung, Unterkonten und Belegzuordnung achten solltest. Geschäftskonto und Buchhaltungssoftware gehören zusammen – wer beides aufeinander abstimmt, spart sich den größten Teil der monatlichen Sortierarbeit.

Der Nebeneffekt einer laufenden Buchhaltung ist, dass du früh siehst, was auf dich zukommt. Trotzdem trifft die Nachzahlung viele Selbstständige unvorbereitet, weil Einkommensteuer zeitversetzt fällig wird. Unser Ratgeber dazu, wie du eine Steuernachzahlung ans Finanzamt stemmst und die günstigste Lösung findest, geht die realistischen Wege durch – von der Stundung über die Ratenzahlung bis zur Finanzierung. Wer die Rücklage aus den eigenen Zahlen ableitet statt zu schätzen, braucht diesen Weg im besten Fall gar nicht erst.

Der zweite wunde Punkt ist die Liquidität, und zwar meist nicht wegen zu wenig Umsatz, sondern wegen zu spät bezahlter Rechnungen. Unser Beitrag zum Kredit für Selbstständige, wenn die Hausbank beim Wort selbstständig abwinkt, beschreibt, welche Unterlagen tatsächlich verlangt werden und wie du deine Zahlen so aufbereitest, dass sie überzeugen. Genau diese Unterlagen liefert eine saubere Buchhaltung auf Knopfdruck – statt dass du sie nachts aus Kontoauszügen zusammensuchst.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Angaben zu Funktionsumfang, Paketen und gesetzlichen Fristen können sich ändern – maßgeblich sind die Angaben des Anbieters und die geltenden Vorschriften. Pruefe alles Wesentliche vor einer Entscheidung selbst nach.

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